Samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie
Binnen een gemeente houden verschillende afdelingen zich bezig met toekomstbestendige bedrijventerreinen. Hoe zorg je als gemeenteambtenaar voor een gestroomlijnde interne samenwerking en hoe houd je het overzichtelijk voor ondernemers?
Contact met ondernemers
Van de afdeling economische zaken, duurzaamheid, subsidies, vergunningen tot groenbeheer: al deze afdelingen zijn uiteindelijk nodig om bedrijventerreinen te verduurzamen. In de praktijk loopt de samenwerking tussen de verschillende afdelingen niet altijd vlekkeloos. Dit zorgt regelmatig voor frustratie bij ondernemers en dempt hun bereidheid om tijd en moeite te investeren in samenwerking met de gemeente.
Veelgehoorde klachten van ondernemers zijn:
- Meerdere gemeenteambtenaren gaan langs bij dezelfde bedrijven om over verduurzaming te praten, zonder dat ze dit van elkaar weten;
- Er is constructief contact met één ambtenaar over een verduurzamingsplan, maar de bijbehorende vergunningsaanvraag wordt vervolgens afgewezen (of duurt heel lang);
- De gemeente dringt er bij een ondernemer op aan om te verduurzamen, maar biedt geen ingang voor de praktische problemen die voor deze ondernemer (ook) belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan parkeerproblemen of veiligheid.
Het organiseren van interne samenwerking
Om medewerking van ondernemers te krijgen, is het cruciaal dat de interne organisatie maatregelen treft om interne verkokering tegen te gaan. Hoe de interne organisatie is ingericht hangt samen met de grootte van de gemeente.
Praktische tips die in bijna elke organisatie kunnen worden toegepast zijn:
- Zorg dat collega’s onderling afstemmen als ze bij bedrijven op een bedrijventerrein op bezoek gaan. De accounthouder zou hierin bijvoorbeeld een coördinerende rol in kunnen vervullen;
- Voer een ‘overleg bedrijventerreinen’ in waar alle betrokken afdelingen in vertegenwoordigd zijn;
- Als je ondernemers benadert, stel dan gelijk de vragen die je collega’s hebben. Dan hoeft ‘de gemeente’ maar één keer langs.
- Neem de ondernemer serieus in de problemen die hij of zij ervaart. Als je geen oor hebt voor de problemen van de ondernemer is diegene minder bereid om samen te werken;
- Het helpt als je binnen de gemeente één ambtenaar primair aanspreekpunt maakt voor een bepaald bedrijventerrein, ook voor interne collega’s.
Andersom helpt het de gemeente als het bedrijventerrein georganiseerd is en één duidelijk aanspreekpunt heeft. Dit kan bijvoorbeeld een parkmanager of een actieve bestuurder van een ondernemersvereniging zijn. Zie verder bij Samenwerking organiseren.